quinta-feira, 5 de março de 2009

Reuniões de Projeto Eficientes



 
 

Enviado para você por Penha através do Google Reader:

 
 



Todo gerente de projetos já deve ter passado por esta situação:  você entra para coordenar uma reunião de projeto, e durante a discussão das situações a serem resolvidas a situação sai do controle e se torna uma troca de acusações e atitudes defensivas entre os participantes.   De repente, não se trata mais de buscar soluções, e sim de identificar culpados e inocentes.  Se você ainda não viveu esta situação, saiba que é mais comum do que imagina, especialmente em empresas que não possuem uma forte cultura de transparência e responsabilidade.

O gerente que lidera a reunião de projeto deve conhecer este tipo de situação, saber identificar os sintomas de que a reunião caminha para o desastre e tomar ações corretivas para manter os objetivos da discussão. De outra forma, pode ter as seguintes consequências:

  • falta de união da equipe
  • desconfiança mútua
  • perda de tempo
  • perda de foco
  • perda de produtividade

Existem várias atitudes e ações que o gerente de projetos pode tomar para eliminar ou ao menos mitigar ao máximo este tipo de situação.  A seguir estão algumas dicas:

1. Evitar ansiedade quanto aos erros cometidos.

Se a reunião vai tratar soluções para erros cometidos, o gerente não deve comunicar que o objetivo será, por exemplo "resolver o atraso causado pela equipe de desenvolvimento X".  Seria muito melhor dizer "buscar soluções para manter o cronograma do deliverable Y dentro do prazo".

A diferença é sutil, e pode até parecer frescura, mas a primeira opção cria uma ansiedade quanto à discussão que será gerada, estabelece um clima negativo na reunião e faz com que os participantes da reunião cheguem "armados".

2. Preparar adequadamente a pauta.

Além de colocar o foco nas soluções, o gerente de projeto deve estruturar a pauta para que temas potencialmente explosivos não fiquem no começo da reunião.  Caso ele não consiga controlar os ânimos, não só perderá o tempo dedicado a outros temas importantes, mas também terá que lidar durante o resto da reunião com forte negatividade.

3. Deixar a discussão sobre culpas e erros para conversas individuais.

Expor os erros de membros da equipe durante a reunião é totalmente improdutivo e gera imediatamente as consequências que descrevi anteriormente.   Não que o erro deva ser esquecido, mas ele deve ser tratado de forma privada com a equipe ou o colaborador que o cometeu.

4. Barrar discussões que ameçam virar acusações.

A linha é muito tênue entre uma discussão produtiva e um início de briga.  Uma palavra mal dita por um dos participantes pode desencadear reações defensivas e ofensivas.  Cabe ao gerente de projeto que está coordenando a reunião ficar muito atento aos primeiros sinais de mudança de foco para interferir e redirecionar a conversa.

Também é importante, assim que for definido um plano de ação em um tema difícil, fechar o assunto e partir para próximo sem permitir divagações que podem levar a caminhos indesejados.

5. Documentar lições aprendidas sem dar nomes a culpados.

Se durante a reunião se está aproveitando para documentar lições aprendidas, elas nunca devem ficar associadas a um erro cometido por uma pessoa ou grupo.   Novamente, trata-se de colocar o foco nas soluções para que os problemas não voltem a acontecer, e não em apontar quem é o indivíduo que falhou e que não deve participar em projetos futuros.

6. Se colocar como corresponsável pela falha.

O gerente de projeto deve assumir a responsabilidade pelos sucessos e fracassos de seu projeto.   Se colocar na linha de fogo quando algo não está bem mostra profissionalismo e inspira respeito dos membros da equipe.   Mesmo que a falha tenha sido individual e inevitável por parte do gerente, ele nunca deve se isentar e apontar culpados.

Sugestão de leitura adicional: Dicas para Resolver Problemas, no blog TenStep.



 
 

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