segunda-feira, 10 de agosto de 2009

Cronogramas Desafiadores

 
 

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Na enquete realizada sobre os principais problemas em projetos, o segundo colocado foi "Cronogramas Desafiadores".

Para ser sincero, não concordo que este realmente possa ser considerado um problema de projetos.  O cronograma sempre deve ser desafiador.   Acredito que isto somente possa ser considerado um problema quando o cronograma é totalmente fora da realidade.

A seguir comento alguns pontos sobre este tema:

O cronograma sempre deve ser desafiador

Como comentei no começo do artigo, é sempre bom que os cronogramas dos projetos sejam desafiadores.   Desafiadores a ponto de forçar o gerente de projetos e a equipe a buscarem as melhores alternativas e soluções para os entraves do projeto.

Projetos com muita folga de tempo parecem ser bons mas apresentam riscos.  A equipe pode perder o foco quando há um espaçamento muito grande entre atividades relacionadas ao projeto, e a energia e entusiasmo podem se dissipar.  Além disso, uma tendência que deve ser combatida é a de se deixar as atividades para a parte final do prazo quando a folga é muito grande.

Deve-se colocar o foco na estimativa e planejamento iniciais

Para evitar cronogramas que fogem da realidade executável, o planejamento inicial é crítico.  Fazer estimativas bem discutidas e trabalhadas darão força ao gerente de projetos para manter as expectativas dentro do que pode ser feito.  Muitos dos problemas de cronogramas são originados em um planejamento falho ou inexistente na concepção do projeto.

Distinguir urgências reais

Cabe ao gerente de projeto administrar os stakeholders para que as tarefas sejam organizadas de forma lógica para o sucesso do projeto.  Em outras palavras, muitas tarefas consideradas urgentes poderiam ser adiadas sem que afete os resultados do projeto, enquanto a energia é concentrada naquelas que realmente fazem a diferença naquele instante.

Um cronograma bem desenhado e estruturado, com caminho crítico definido adequadamente, é ferramenta essencial para equilibrar a carga de trabalho de forma inteligente.

O impossível não pode ser aceito

Se o gerente de projetos aceita a imposição de um cronograma que é simplesmente inviável, então não está cumprindo seu papel… está sendo apenas um administrador de planilhas.  Neste tema, habilidades em gerenciamento de stakeholders farão a diferença para encontrar caminhos que ajustem as expectativas à realidade.

Esclarecer as restrições

As restrições entre os diferentes aspectos do projeto (custo x prazo x escopo x qualidade) devem ficar claras para todos, especialmente o patrocinador e o cliente do projeto.   As decisões quanto às prioridades devem ficar claras e bem documentadas.

Monitoramento constante

Quanto mais apertado é o cronograma, maior a necessidade de controle.  Nestes casos, a frequência das avaliações de evolução do projeto devem aumentar, para que ainda exista a oportunidade de tomar ações corretivas que levem o projeto de volta a seus objetivos.

Divida o projeto em fases

Os tomadores de decisão do projeto nem sempre estão com todos os elementos em sua mente, ou podem estar seguindo uma linha sem pensar em alternativas.  Quando os prazos não colaboram, pode-se, por exemplo, dividir as entregas em fases, mantendo itens críticos dentro do objetivo principal, e colocando outros deliverables em fases posteriores.  Tome a iniciativa para encontrar soluções e compromissos que atendam aos grandes objetivos do projeto.

Falando um pouco mais sobre a divisão do projeto em fases, ela pode ajudar na percepção gradual de valor.   Se alguns dos principais objetivos são atingidos e concluídos dentro do prazo esperado, o impacto de atrasos em outros objetivos pode ser minimizado.  Isto pode fazer uma diferença enorme para o cliente do projeto, que podem começar a obter retorno sobre seu investimento mesmo antes de 100% do projeto estar concluído.



 
 

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