sábado, 11 de setembro de 2010

Gerenciamento de tarefas e pendências: as ferramentas preferidas dos leitore...

 
 

Enviado para você por Penha através do Google Reader:

 
 

via Efetividade.net de augusto em 08/09/10

Inaugurando nossa série de artigos sobre as ferramentas de produtividade pessoal preferidas dos leitores do Efetividade.net, na semana passada perguntei a vocês quais as ferramentas que vocês usam para gerenciar listas de pendências.

As respostas superaram minhas expectativas: foram mais de 80, e permitiram ter uma boa visão sobre a variedade de alternativas neste campo: foram serviços on-line, softwares para Mac, Linux e Windows, aplicativos para 3 plataformas móveis, arquivos (de planilhas, de texto…) e até papel e caneta!

A segunda rodada já está no ar (responda lá: "Com que ferramentas você gerencia suas finanças pessoais?" – já temos mais de 50 respostas, de quem participou durante o feriado!), e agora chegou o momento de relatar o resultado da primeira.

Sem mais delongas, portanto, vamos à síntese das respostas dos leitores!

Os mais populares: Papel e Caneta

Minha ferramenta preferida para registrar e controlar listas de pendências (como já escrevi no ano passado) também é a preferida dos leitores do Lifehacker e foi a mais mencionada por vocês.

A Thais sintetiza a razão: "Já usei de tudo um pouco. Hoje, por incrível que pareça, acho melhor usar o papel. está sempre à mão, é mais rápido para atualizar e não depende de energia elétrica nem outro equipamento para isso. Tenho pastas de projetos separados por categorias (casa, família, trabalho, estudos, saúde etc), e dentro delas cada folha corresponde a um projeto. Os lembretes de ações eu coloco em fichas 6×9 e carrego para lá e para cá. (…) Já utilizo assim há anos e foi o que mais funcionou."

E o EZ! complementa: "Tento usar papel e caneta mesmo. Toda semana já tento me programar para a próxima semana. Um papel, uma lista de coisas a fazer e aí vou adaptando no decorrer dos dias."


O caderno especializado da Tilibra

Além de cadernos genéricos e clássicos já mencionados por aqui anteriormente (Moleskines, Molecos, Cíceros, Meninos), o Handrus indicou um específico para listas de atividades e pendências. Ele descreveu: "É o caderno profissional Secretária, da Tilibra. Ele tem um detalhe simples, no ínicio das linhas apresenta um pequeno indicador quadrado para marcar o completamento, perfeito! 100 folhas de to-do! A foto acima mostra duas páginas internas do caderno."

E o pessoal vai bem além: o Luiz Augusto usou nossa dica de personalização de caderno, e o Guilherme usa o Pocketmod pra personalizar.

O Felipe Torres radicalizou, abrindo mão da portabilidade em nome do espaço, e instalou logo um quadro branco (eu tenho 2, mais um quadro magnético!) pra anotar suas pendências. A Denise Sabença foi pro lado contrário em termos de dimensões: ela é uma das que usam Post-Its. E quem sabe não seria interessante combinar post-its e quadro branco? Certamente não seria inédito, mas não sei se algum dos leitores do Efetividade já experimentou!

Destaques mais mencionados

Além da dupla papel & caneta, que foi a grande campeã de popularidade, 4 outras ferramentas foram mencionadas por grande número de leitores e merecem ser tratadas em destaque:

1 – Evernote

Eu tenho e uso o Evernote para anotar diversos recortes, mas não para gerenciar minhas pendências. Mas vários leitores usam pra isso, e até me deu vontade de testar. Quem sabe?


Evernote no iPad, com fontes ampliadas pra facilitar a screenshot

Quem explica é o Lucas S: "Mesmo sendo "apenas" um bloco de notas, a vantagem do Evernote é sua flexibilidade. Como geralmente as tarefas em minhas listas também vêm acompanhadas com algum texto ou imagem descritiva (mindmaps também), ele é um excelente centralizador – e mantém todas as notas na Web, para edição via browser e sincroniza com diversos PCs."

O Hugo Doria complementa: "Apesar dele não ser um software exclusivo para listas de tarefas, é capaz de realizar esse papel muito bem. O mais bacana no Evernote é que ele é capaz de indexar vários tipos de informações. Você pode, por exemplo, tirar uma foto de um texto e o Evernote irá indexa-lo. Daí, você pode pesquisar e até criar uma tarefa com base nisso. Há uma lista de recursos do Evernote em português, para quem quiser saber mais.
 

2 – Tarefas ("Tasks") do GMail

Meu e-mail reside em serviços do Google também, e eu uso o Tarefas (ou Tasks) às vezes, como anotação temporária até que possa transferir para a ferramenta certa. Acho cômodo e acessível.

O Patrick explica: "Eu particularmente me adaptei bem à ferramenta de "Tasks do Gmail", pois ela fica suspensa sobre qualquer página dentro do Gmail, e como verifico minha caixa de entrada com alta frequência fica facil ver minhas tarefas pendentes. Algumas das vantagens dela são: estar integrada juntamente com o GMail, e contar com todas as outras vantagems do próprio servidor de email da Google; ter acesso online, onde qualquer lugar que estiver conectado tenho acesso, no computador do trabalho, em casa, no netbook. Sua utilização é muito intuitiva, para ativar basta clicar no link do menu esquerdo da página do gmail, logo abaixo de Email e Contatos, a partir disso é só comecar a digitar as tarefas, podendo incrementar com cores e datas."
 

3 – Remember the Milk

Este eu nunca usei, embora ouça falar há bastante tempo, e seja o preferido de vários dos leitores, diretamente na web ou via aplicativos clientes.

Luigi Cericato conta: "Eu utilizo o Remember The Milk. Ele une de uma forma agradavel agenda pessoal com "to do", sendo essa uma das principais vantagens dele. Seu uso é pelo navegador, gratuito e passa a ser intuitivo assim que se acostumar. Você pode configura-lo para lhe mandar lembretes por SMS. Também é possivel adicionar tarefas por e-mail. É compativel com iOS (iPhone), Android, Blackberry e Windows Mobile, porém para isso é necessario ser usuario Pro que custa U$25,00 por ano."
 

4 – Things

O Things é o único aplicativo para plataformas móveis que ficou entre os mais mencionados pelos leitores, e deve haver alguma razão ;-) As descrições e screenshots me deixaram interessado, e quando fiz o download para providenciar as screenshots, o que mais me chamou a atenção é que ele dá um jeito de mostrar no ícone, na tray do celular, a quantidade de tarefas pendentes do dia. Achei interessante para quem não pode contar com as notificações mais visíveis de pendências que há no Symbian, por exemplo.

Quem explica melhor o apelo do programa é o Eder L. Marques: "Já utilizei várias ferramentas, finalmente optando pelo Things. Ele realmente me permite implementar o GTD, tirando todas as tarefas da cabeça e me permitindo se concentrar no que estou fazendo. O Things atualmente possui apenas versão para Mac OS X, IPhone e iPad, sendo que esta última eu não utilizo. Considero um investimento MUITO bom. A aparência e a simplicidade de uso garantem uma implementação bem rápida da metodologia GTD. Com um investimento de pouco mais de R$80,00 consegui uma suite completa para administrar minha lista de tarefas. Com seu visual agradável e excelente usabilidade, o Things é uma ferramenta que recomendo para o Universo Mac/IPhone."

Outras ferramentas em destaque

Houve ainda uma série de ferramentas que não foram mencionadas por tantas pessoas, mas tiveram alguma característica que me chamou especialmente a atenção. Claro que não dá de incluir todas aqui, mas após algum trabalho de priorização fechei uma lista de 9 nomes:

Toodledo – Descreve o Fabio Ventura: "De uns tempos para cá, tenho adotado algumas soluções baseadas na "nuvem", com o intuito de garantir sincronia e acesso em qualquer lugar sem depender de meu computador. Especificamente para as listas de tarefas (to do), uso o serviço do site Toodledo (http://www.toodledo.com/). Um diferencial deste serviço em relação aos que vi por aí, é que posso criar tarefas com "sub-tarefas". Ajuda bastante a controlar o andamento de uma tarefa ou projeto. Tanto o site quanto o programa se adaptam aos métodos GTD."
 

OmniFocusAlexandre Araujo: "Encontrei o software OmniFocus que funciona no Mac e IPhone, com sincronismo entre eles. Esse software é pago, porém muito eficiente. É fácil de organizar e permite aplicar muitas técnicas de GTD de maneira simples. Ele tem integração com os clientes de e-mal Mail e o Postbox, é possível converter um email em tarefa com poucos cliques."
 

Arquivos TXT – vários leitores usam editores de textos simples, gravando TXTs em seus desktops ou diretórios preferidos. O Renato Martins grava no celular, e descreve: "Uso a metodologia GTD em três arquivos txt (Next actions list.txt, Wait list.txt e Maybe list.txt. Por estar no celular, faz com que eu possa anotar qualquer coisa, a qualquer momento, sem necessidade de conexão a internet (e nem esperar abrir site, fazer login, nem nada). Um celular com teclado QWERTY também agiliza bem a entrada de dados."
 

Getting things Gnome – O Fabio Brito – @psychopenguin informa: "Getting things GNOME, para uso no desktop GNOME (Linux e outros Unix like). Ele inclusive faz o meio de campo entre o RTM e o Evolution." E o Idney complementa: "Tenho utilizado com muita praticidade o GTG: Getting Things Gnome! Que está disponível nos repositórios de quase todas as distribuições linux que contenham o ambiente Gnome. As principais características que me levaram a adotar definitivamente o programa (já rodei muito procurando) foram a simplicidade, a integração com o ambiente de trabalho e a possibilidade de acesso remoto (no caso, dá para sincronizar com o Remember the Milk) e, utilizando disso é possível sincronizar mais de um computador e até mesmo celulares."
 

Todoist – Quem descreve é a Lorrene: "O todoist pode ser acessado de qualquer dispositivo que tenha acesso à Internet, pois é um sistema web para gerenciamento de tarefas. Dessa forma não preciso me preocupar com instalações (acesso direto do site), nem com sistemas operacionais e nem se o fabricante de celular vai deixar meu aparelho com o sistema operacional desatualizado (não podia deixar de citar o #motofail). Há uma versão móvel do site, além do acesso da API caso queria desenvolver uma integração para outros aplicativos (penso em fazer o Getting Things Gnome conversar com ele)." Veja como a Lorrene usa o Todoist.
 

MS Office 2010 (Outlook + OneNote) – Quem descreve é o Alexandre: "Fácil visualização, fácil controle, interligação com outros produtos da mesma familia, fácil sincronização com dispositivos potateis. As vantagens percebidas: Utilizo o Outlook há muitos anos (sincronizava com meu antigo Palm IIIe para vocês terem uma idéia), comecei a interligá-lo com o OneNote a partir da versão 2010. Me ajudou muito no controle de projetos e documentações de diferentes categorias tratadas em paralelo. Quando chega um determinado e-mail, o mesmo ja o classifica no projeto que pertence, me traz uma lista resumida de histórico de contatos, data para conclusão. Uma coisa muito importante para mim é manter o histórico da atividade, o que é possivel pela própria tarefa ou pelo diário." Veja também o modelo de organização do Outlook adotado pelo Diniz Domingues.
 

Astrid (Android) – Um gerenciador de pendências para Android, com entrada de texto simplificada, sincronização opcional com o Remember The Milk, e recursos variados de notificação e alarme para quando chega o prazo-limite de alguma pendência.

Tarefas (Palm) – Mauricio Costanzi descreve: "Eu utilizo Palm há um bom tempo. Hoje uso um Treo 680. Ele tem diversos aplicativos nativos incluindo o "Tarefas", que vem acompanhado do PalmDesktop, para ser instalado em seu desktop. Me adaptei muito bem a esse aplicativo, pois conta com recursos de alarme, classificação e ainda pode ser exibida no início da sua agenda de compromissos. Eu o uso muito, pois me permite inserir muitas tarefas a ser realizadas no dia, na semana, mês ou ano. Criei grupos para classificá-los, me organizar e trabalhar melhor, como por exemplo, @computador, @deslocamento, etc… (Dica da Bia Kunze)." Veja também a descrição do RJP sobre como ele usa o Palm.
 

To-do (Nokia/Symbian) – Quem descreve é o Vagner: "Já vem instalada nos celulares da Nokia com Symbian 3. Mas para facilitar a utilização, é necessário modificar um pouco a configuração padrão. Eu configurei o celular pra exibir os items de to-do na tela inicial, com isso eles ficam sempre a no máximo 2 toques do direcional. Uma das vantagens é que é possível configurar um alarme, que vai despertar no horario indicado na tarefa. O pré requisito para usar esse sistema é ter um celular Nokia com Symbian." E o Márcio complementa: "Uso a ferramenta para listas de tarefas que vem embutida no calendário do meu Nokia E63. Na verdade, já venho usando essa ferramentinha desde que comprei um E62, bem no início de 2007. Não necessito de muitos recursos e, ao contrário do meu notebook (ou de algum computador com acesso à internet), o telefone *sempre* está comigo. Ultimamente venho sincronizando o calendário (além das notas e contatos) com o OVI.com, que também não é nenhum primor, mas cumpre seu papel."

Continue participando

Conto com os seus comentários sobre esta síntese para que eu possa melhor produzir as próximas da série!

Claro que não deu (nem faria sentido) para mencionar todas as ferramentas que vocês citaram. Um conjunto de casos em que lamento não dispor de melhores recursos para sintetizar as descrições é o das soluções híbridas: em alguns casos os leitores fizeram descrições primorosas de como combinam uma série de ferramentas para extrais o melhor de cada uma delas.

Mas os comentários do post em que fiz a consulta aos leitores continuam disponíveis como referência adicional, e vocês podem encontrá-las lá.

Até preparei alguns links diretos para comentários que fazem referência a ferramentas interessantes que ficaram de fora. São eles: • 42Goals ClockingIT EpicWin iCal MyTinyTodo Neotriad Nozbe Paperless Planilha Excel Pnotes PocketInformant Rainlendar Shuffle (Android) Springpad SSI gTasks Sticky Notes (Nokia) Tasque (Linux) ThumbCal (Windows Mobile) Teambox Teuxdeux ToDo for IPhone ToDoList uTodo.

Já está no ar a consulta sobre a próxima ferramenta de nossa série (responda lá: "Com que ferramentas você gerencia suas finanças pessoais?" – já temos mais de 50 respostas, de quem participou durante o feriado!) , e no mesmo post publiquei (na segunda-feira) os leitores sorteados com brindes pela sua participação nas respostas dessa primeira etapa. Continue participando, porque o resultado está superando completamente as minhas expectativas, mas agora espero que continue assim ;-)


 
 

Coisas que você pode fazer a partir daqui:

 
 
TwitThis
Share |

0 comentários:

;

Pesquisa na WEB

Carregando...

assine o feed

siga no Twitter

Postagens

acompanhe

Comentários

comente também